Основными элементами факсимильного аппарата являются принтер, сканер, телефон и модем, назначение которого принимать и передавать оцифрованные сообщения по каналам телефонной связи. Широкое разнообразие факсов от современных производителей позволяет выбрать модель с оптимальным набором функций для конкретных условий работы.
Принтер является важнейшей составляющей факсового аппарата. Поэтому, выбор факса следует начинать с выбора подходящего принтера. Для этого необходимо решить, какой тип печати наиболее предпочтителен – струйная, лазерная или печать способом термопереноса.
В случае струйного принтера факс стоит относительно недорого, и качество печати вполне приемлемое. Существенным недостатком струйной печати является высокая стоимость расходных материалов. Приобретение факса с лазерным принтером напротив является достаточно дорогой покупкой, но позволяет впоследствии сэкономить на цене расходных материалов и выиграть в скорости печати. Максимальная скорость лазерной печати составляет десять страниц в минуту. Метод термопереноса требует использования термочувствительной бумаги. Являясь самым простым и дешёвым способом печати, он обеспечивает самое низкое её качество в сравнении со струйным и лазерным способами. Важно отметить, что сообщения, полученные методом термопереноса, не долговечны, а рулонная термочувствительная бумага не удобна в обращении.
Таким образом, выбор способа печати зависит от объёмов корреспонденции, её ценности, а также материальных возможностей покупателя. К примеру, для малоответственных документов, получаемых в сравнительно небольших объёмах, вполне подойдет принтер с термопереносом. Для обеспечения хорошего качества печати при относительно невысокой стоимости расходных материалов идеально подходит факс с лазерным принтером. И, наконец, на случай малых объёмов корреспонденции лучшим вариантом принтера будет струйный.
Что касается сканера и модема, то их основные функции во всех аппаратах ограничены стандартами факсимильной связи (независимо от фирмы-производителя). Иначе была бы невозможна передача информации с одного аппарата на другой. Выбирая факс, необходимо обращать внимание на скорость его модема, от которой будет напрямую зависеть быстрота печати и передачи сообщений. Для трансляции цветных изображений следует приобрести аппарат с цветным сканером.
К числу дополнительных функций большинства современных моделей относятся: цифровой автоотвечтик, радиотрубка, ускоренный набор, автодозвон, громкая связь, телефонная книга, управление списками рассылки, копирование, обрезка бумаги. Для значительных объёмов корреспонденции очень удобны аппараты с большим объёмом памяти, позволяющим принимать и хранить сообщения, не распечатывая их, в случае временного отсутствия бумаги. Некоторые модели факсов снабжены интерфейсом для подключения к компьютеру. Эта функция позволяет использовать их в качестве принтера или сканера, что позволяет экономить рабочее пространства небольшого офиса.
Немаловажное значение имеет дизайн факсового аппарата. Факс должен размещаться в рабочей зоне, гармонично вписываться в деловой интерьер, быть удобным в обращении и при этом иметь элегантный вид. Следует отметить, что конкуренция среди производителей факсов чрезвычайно высока. Безусловными лидерами в этой области, по мнению специалистов, являются компании Canon, Panasonic и Brother, предлагающие модели факсовых аппаратов на любой вкус с приемлемым соотношением цена-качество.